A Arte do Arquivo Familiar: O Que Guardar, o Que Preservar e Por Quê

O arquivista profissional trabalha de acordo com um princípio chamado avaliação: a avaliação sistemática dos materiais para determinar quais merecem os recursos necessários para sua preservação. Nem tudo pode ser guardado — o espaço de armazenamento é limitado, a atenção é limitada e o trabalho de manutenção de um arquivo é contínuo. A função do arquivista é tomar decisões baseadas em princípios sobre o que é importante o suficiente para ser conservado.

A maioria das famílias não tem uma estrutura para isso. O resultado tende a ser um de dois tipos de falha: guardar tudo indiscriminadamente, o que gera acúmulos desorganizados em sótãos e depósitos que sobrecarregam qualquer esforço futuro para dar sentido a eles, ou não guardar nada, o que resulta em casas limpas e sótãos vazios de famílias que perderam inteiramente sua história material.

A abordagem do arquivista familiar oferece um caminho intermediário. Ela começa com uma pergunta simples sobre qualquer objeto, documento ou gravação: daqui a cinquenta anos, um descendente desta família compreenderá algo importante sobre quem fomos a partir deste item? Se a resposta for sim, vale a pena guardar. Se a resposta for não, provavelmente pode ser descartado.

Por esse padrão, as categorias que quase sempre se qualificam incluem: correspondência pessoal e diários, fotografias com informações de identificação, documentos que registram eventos importantes da vida, objetos feitos à mão ou que representam um trabalho significativo e — acima de tudo — gravações de áudio e vídeo de pessoas falando.

As categorias que quase nunca se qualificam incluem: contas de serviços públicos com mais de sete anos, recortes de jornal sem anotações pessoais, fotografias duplicadas e objetos que estão sendo guardados por um sentimento vago, em vez de um significado específico.

A coisa mais importante que uma família pode fazer pelo seu arquivo, além de guardar as coisas certas, é anotar o que guarda. Uma fotografia sem nomes e datas é um arquivo incompleto. Uma gravação sem contexto sobre quando, onde e por que foi feita é difícil de interpretar daqui a cinquenta anos. Etiquete tudo. Explique tudo. A regra de ouro do arquivista: se você não conseguir descobrir o que é sem perguntar a alguém que estava lá, anote a resposta enquanto ainda pode.